gestión de proveedores

Cada empresa destina grandes esfuerzos y recursos para mejorar su funcionamiento y garantizar su competitividad en el mercado. Parte de dichos esfuerzos tienen que ver con la gestión de proveedores, una alianza vital que requiere especial atención y cuidado.

Para ello, los sistemas Supplier Relationship Management (SRM) son un buen apoyo, pues representan la mejor forma de optimizar la relación de la empresa con sus aliados.

El principal objetivo de los SRM es mejorar la gestión de compras y el abastecimiento de la organización. Esto se logra mediante un plan de acción que abarque todos los aspectos de relación para con los proveedores.

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Fases y procesos en la gestión de proveedores

Una buena gestión de proveedores permite conseguir la mejor calidad al mejor precio con respecto a los productos y servicios de los cuales dependa la empresa. Esto es posible al definir una estrategia adecuada para seleccionar a los proveedores que mejor se adaptan a las necesidades de la compañía.

En este sentido, el SRM comprende las siguientes fases para delimitar la ruta a seguir:

  1. Analizar la base de proveedores con que cuenta actualmente la empresa.
  2. Gestionar la relación directa entre proveedor y empresa (contratos, pedidos, acuerdos, entre otros).
  3. Definir acuerdos y condiciones de cobro y despacho, garantizando la máxima rentabilidad para el negocio.
  4. Respaldar y actualizar toda la data en cuanto a las relaciones proveedor-empresa, para que esté disponible en cualquier momento.

A su vez, dentro del marco del SRM se implementan una serie de procesos con la finalidad de diseñar la estrategia adecuada para optimizar el funcionamiento comercial de la organización. Entre ellos se encuentran:

  • Clasificar a los proveedores. Esto se consigue a través de  un análisis comparativo de la relación precio-calidad que ofrece el mercado local e internacional. Lo que haremos será segmentarlos.
  • Entender la oferta de los proveedores. Es necesario realizar un análisis minucioso, que identifique las características de lo que ofrece cada proveedor. A ello se le conoce como evaluación
  • Garantizar la calidad de los productos adquiridos, así como la fluidez de pagos y entregas. Aquí, es fundamental mantener un monitoreo continuo de los controles de calidad, así como de las comunicaciones directas con los proveedores. Esto es posible mediante una adecuada planificación.
  • Mantener informada a la directiva de todas las operaciones realizadas. Es necesario actualizar continuamente toda la data de apoyo en cuanto a las relaciones con los proveedores para que la directiva esté al tanto del funcionamiento comercial de la empresa.

Condiciones para el éxito en el Supplier Relationship Management

Para asegurar que la gestión de proveedores sea exitosa, aconsejamos tener en cuenta una serie de factores clave:

  • Garantizar la independencia proveedor-cliente. Ello asegura un alto nivel de confianza que permite la fluidez de las relaciones mercantiles.
  • Aplicar un permanente control de calidad. Para esto es necesaria la cooperación mutua entre ambas partes.
  • Establecer todos los acuerdos necesarios bajo un contrato legal. Calidad, precio, fechas de entrega, así como los sistemas y procedimientos de despacho, entregas y pagos, deberán acordarse previamente.
  • Tanto el proveedor como la empresa deben asegurarse de monitorear todas las fases de sus procesos internos, manteniendo una comunicación fluida y amistosa para asegurar el éxito de las operaciones.

Plan de control de proveedores como parte del SRM

En el plan de control de proveedores hay que tener en cuenta tanto los factores internos como externos; Por un lado, las actividades que se realizan de manera interna en la empresa para garantizar la calidad de los productos adquiridos. Por el otro, se realizará un benchmark para conocer y analizar los proveedores disponibles en el mercado y las características de lo que ofertan.

Algunos de los datos que recoge el plan de control de proveedores son:

  • Necesidad de compra de materias primas, productos y/o servicios: el plan debe determinar las necesidades reales de la empresa para, posteriormente, determinar las especificaciones pertinentes al proveedor sobre las características que debe cumplir el material necesario.
  • Especificaciones de compra: incluidas en una serie de documentos técnicos donde se plasman todas las especificaciones del producto a adquirir.
  • Evaluación inicial de proveedores: es necesario confeccionar una lista de los proveedores disponibles en el mercado, para determinar cuáles son los más aptos. Para ello es necesario recolectar toda la información de cada proveedor, creando perfiles personalizados adaptados a los criterios financieros y de calidad de la empresa.
  • Control y compra de los productos adquiridos: Cada producto adquirido debe pasar por un proceso exhaustivo de control de calidad. Si algún producto incumple los acuerdos preestablecidos será devuelto, en espera de la debida compensación.
  • Incidencias: Cualquier detalle que incumpla los acuerdos establecidos en las especificaciones de compra debe reportarse oportunamente. Devoluciones, reprocesamientos y aislamiento de mercancías no aptas para la venta aparecerán en el reporte de incidencias.

Los software SRM más populares del mercado

La gestión de proveedores conlleva una serie de procesos que pueden optimizarse con la automatización. Esto es posible mediante sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP), los cuales suelen poseer módulos SRM.

Algunos de estos sistemas más populares del mercado son:

  • SAP SRM: SAP es reconocido por  IDC MarketScape como el líder mundial en servicios ERP. La solución SAP SRM cumple con funcionalidades como:
    • Optimización de la compra al pago
    • Gestión de catálogos
    • Compras por autoservicio
    • Compras planificadas
    • Compra de servicios para grandes servicios complejos
    • Abastecimiento operacional y centralizado
    • Gestión de contratos centralizada
    • Reportes operativos
  • Oracle ERP cloud: esta plataforma de Oracle brinda desde la nube las siguientes soluciones de gestión empresarial:
    • “Enterprise Performance Management”
    • Cadena de suministro
    • Gestión de riesgos
    • Gestión de carteras de proyectos
    • Aprovisionamiento
    • Finanzas
  • Sage ERP: es una aplicación de gestión empresarial cuyos recursos se adaptan tanto a las necesidades como al tamaño de cada compañía.
  • Infor: su solución Infor M3 es un ERP especialmente diseñado para fabricantes y distribuidores, mientras que su solución Infor LN es un ERP en la nube orientado a empresas de fabricación compleja e industrial.
  • Microsoft Dynamics 365: ERP de Microsoft orientada a cubrir diversas necesidades empresariales, unificando y automatizando procesos. Aunque SAP domina aún el mercado mundial de ERP, Dynamics 365 comienza a ganar terreno, escalando al segundo peldaño entre las aplicaciones más utilizadas, de acuerdo con Panorama Consulting Solutions.

Desde Cognodata apoyamos a las empresas en la definición y en el diseño de las estrategias de gestión de proveedores. Evaluamos las necesidades de cada negocio en particular e implementamos las herramientas tecnológicas que mejor se adapten a los objetivos de la organización. Logrando de esta manera, una optimización del ROI y la máxima eficacia en la gestión de los recursos empresariales.

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