Mientras que en Marketing se cuida al detalle el “onboarding” de clientes, en RRHH quizás a veces no le damos la suficiente importancia al “onboarding” del empleado.

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Y siguiendo con el paralelismo, no olvidemos que un onboarding exitoso consigue que el empleado/cliente llegue a su máximo potencial y se fidelice con la organización cuanto antes.

La incorporación de talento a una empresa requiere de un proceso de adaptación muy cuidado. Para ello, hay que poner en marcha un proceso de bienvenida, integración y socialización que acompañe a las nuevas incorporaciones durante su primera etapa en la compañía y en el que esté implicado cada persona de la misma. Este proceso es conocido como onboarding.

 

Una parte importante de este proceso recae en el Departamento de Recursos Humanos, pero también deben implicarse otros agentes. Además, hay que tener presente que el onboarding puede durar varias semanas, e incluso meses, en función de diversas variables como las características y entorno de cada persona, las responsabilidades y el nivel de complejidad del cargo. Por lo tanto, antes de ponerlo en marcha es importante definir sus etapas y concretar el papel de los agentes que intervendrán en él.

Agentes implicados en el proceso de ‘onboarding’

Como no podía ser de otra manera, el  Departamento de Recursos Humanos lidera el proceso. Tradicionalmente se encarga del reclutamiento, de dar la bienvenida y de explicar el funcionamiento general de la organización. Sin embargo, un proceso de onboarding exitoso pone nuevas exigencias en este área, ya que requiere de una planificación previa y un seguimiento personalizado a medida de cada nuevo empleado.

Afortunadamente, RRHH no está solo sino que se apoya en otros agentes que toman el relevo. El responsable directo, el tutor/mentor, y el equipo en general, todos tienen un rol en el onboarding desde un punto de vista técnico y/o o humano/social. Así que todos deberán estar al tanto de la nueva incorporación y de qué se espera de ellos en este proceso.

La Alta dirección de la empresa también tiene responsabilidad en el proceso y cada vez se hacen más entrevistas de bienvenida con estos niveles, en formatos más o menos informales. De esta manera, acercan al empleado no sólo a su entorno de equipo más directo y le dan visibilidad ante la alta dirección. Suele ser el momento ideal para transmitir al nuevo empleado, de boca de los líderes de la organización, los aspectos más valorados de la cultura de la empresa.

Etapas del proceso de ‘onboarding’

Una vez claros los agentes que participan en el onboarding y los valores fundamentales en el proceso, llega el momento de identificar las etapas en las que transcurre: la entrevista, la aceptación-incorporación, la primera semana, la fase de inicio y la fase autónoma.

La fase cero: el onboarding empieza con un buen proceso de selección

Sí, el proceso de selección forma también parte del onboarding. Es el filtro que tiene que asegurar el encaje del candidato, no sólo a nivel técnico sino también cultural, dentro del contexto del puesto y de la organización. Si el puesto requiere alguien con perfil dinámico y ambicioso, si es un puesto para un perfil estable que va a tener una evolución lenta, si la empresa es de carácter familiar, si existen altas exigencias productivas, etc. El candidato tiene que ser consciente a priori de cómo es nuestra organización y qué se esperará de él para evitar “sorpresas” posteriores que cuesten tiempo y dinero a la organización, y una experiencia desagradable al empleado.  

En esta fase, además del personal de Recursos Humanos y uno o varios directivos de la empresa, es conveniente que participe alguno de sus futuros compañeros. Así, pueden mantener una charla más relajada en la que es más fácil detectar si la personalidad del candidato es compatible con la del resto del equipo, una información muy valiosa para determinar si puede encajar o no en la compañía.

Fase de aceptación-incorporación

Si el candidato es seleccionado y acepta la oferta, pasa a la segunda fase del onboarding, que comprende las comunicaciones que mantiene la compañía con él hasta el día de su incorporación a la empresa. En esta etapa, es muy importante que la comunicación sea fluida y regular. De ello se encarga el Departamento de Recursos Humanos. El objetivo es calentar la motivación del empleado y avanzarle en medida de lo posible datos más concretos sobre su puesto. Esto reducirá su incertidumbre respecto al cambio y acelerará su incorporación posterior.

La primera semana en la empresa, mejores prácticas

La fase más crítica del onboarding es la primera semana en la compañía. Durante estos primeros días, el empleado tiene que encajar en su equipo de trabajo y en la empresa, además de absorber gran cantidad de información. Por lo tanto, hay que preparar esta etapa con antelación y llevarla a cabo de forma cuidadosa. En esto incluimos tanto los aspectos logísticos del puesto como la formación en el puesto y en la organización. En función de la personalidad del nuevo miembro del equipo, puede realizarse con mayor o menor intensidad, pero nunca se debe dejar de respetar su individualidad.

Recomendamos algunas mejores prácticas que cubren desde aspectos técnicos como los más humanos:

  • Comunicar la nueva incorporación a toda la empresa o área presentando quién es y qué va a hacer.
  • Definir un plan onboarding técnico con su responsable estableciendo qué va a hacer la primera y siguientes semanas, y no dejarlo a la improvisación.
  • Asignar un tutor/mentor de onboarding que facilite su integración más social.
  • Asignar un “experto” técnico que le pueda apoyar en caso de dudas en su trabajo.
  • Presentar físicamente al nuevo empleado en su entorno.
  • Organizar un café de bienvenida con algún miembro de la alta dirección.
  • Acompañar en su primera comida.

La tecnología puede ser una ayuda estupenda en este sentido. Desde hace años se hacen ya onboardings digitales, apoyados por herramientas de gamificación que introducen un aspecto lúdico al proceso. Se trata de que el nuevo empleado vaya ganando conocimiento, y a su vez puntos u otros beneficios, a través de juegos, tutoriales y vídeos. Estas herramientas son muy potentes a la  hora de ganar la atención del nuevo empleado y de fidelizarlos desde el primer momento.

Durante esta semana, es imprescindible no retirar la atención del nuevo empleado. Debe convertirse en la principal prioridad del responsable del equipo. Es necesario conocerlo, resolver sus dudas, explicarle el funcionamiento del equipo y de la oficina, y exponerle el proyecto al detalle. También es necesario explicarle las herramientas de trabajo.

Los primeros dos meses en el puesto

Pasados los primeros días, debe seguirse tratando con atención y cuidado el proceso de integración del nuevo talento respecto al plan de onboarding y el cumplimiento de expectativas.  Es el momento de detectar si ha habido fallos y poner medidas de refuerzo. También es el momento de preguntar al empleado por su nivel de satisfacción. No olvidemos que este proceso es totalmente bi-direccional.

Por otra parte, según el tipo de trabajo y las necesidades formativas para el puesto, es posible que el nuevo miembro del equipo continúe con el proceso formativo previsto para la posición, pero que ya trabaje en el proyecto con supervisión. Así, los agentes principales que se encargan de supervisar esta etapa son los miembros del equipo y los superiores directos.

Fase autónoma y fin del proceso

Por lo general, pasados los primeros meses, el empleado puede empezar a trabajar de una forma más autónoma, aunque debe seguir contando con supervisión. La duración de esta fase es variable en función del nivel de adaptación del nuevo miembro del equipo y de las características de su posición.

Valores fundamentales, más allá del empleado hay un individuo

Antes de desgranar el cronograma de un proceso de onboarding, es importante destacar los valores que los agentes implicados en él deben tener muy interiorizados: la humanidad, la empatía, el trabajo en equipo, la confianza y la crítica constructiva. Estas aptitudes suelen observarse más en los perfiles más humanistas que en los técnicos. Por lo tanto, es posible que sea necesario hacer hincapié en ellas con determinadas personas.

Para garantizar el éxito del equipo y de la compañía es importante generar una atmósfera de seguridad calidez y cercanía en el proceso de onboarding de un nuevo miembro de manera que se acorte el proceso de adaptación y tome real control de su puesto . También hay que tener presente que cada persona es diferente, y que no todos reaccionamos igual. Por lo tanto, debe respetarse la individualidad de cada uno.
Los pasos del onboarding deben estar muy bien definidos y todos los agentes deben tener bien clara su función. No obstante, también es importante ser flexible, ya que debe estar adaptado al perfil de cada miembro nuevo del equipo y no debe cerrarse hasta que el nuevo empleado esté totalmente integrado en el equipo. Asimismo, cuando se dar por finalizado el proceso, llega el momento de hacer un repaso de sus etapas con el objetivo de mejorarlo en un futuro.

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